Zeendoc

Zeendoc est une solution GED qui prend en charge les principales phases de dématérialisation et d’automatisation du processus d’achats et de paiement.

Vous dématérialisez et exploitez l’ensemble de vos documents dans un système unique, accessible à tout moment, en tout lieu, depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette

Les possibilités de l'outil
Dématérialisation

Zeendoc gère la capture, le traitement, la validation et l’intégration de tous vos documents. Cette solution vous apporte ainsi une visibilité instantanée de votre situation vis-à-vis d’un fournisseur, améliore le circuit de traitement et de paiement, vous permet de mieux partager et échanger l’information en interne et avec vos fournisseurs.

Sauvegarde et sécurité

Chaque document est horodaté, crypté et archivé afin de garantir son authenticité et son intégrité. Il est dupliqué au format PDF/A ainsi quelles que soient les actions que réalise un utilisateur sur la copie du document, l’original stocké au sein de Zeendoc ne sera pas impacté.

Lecture et classement automatique

Les informations pertinentes (fournisseur, dates, montants, référence…) sont lues automatiquement et le document se classe en fonction du fournisseur ou des différents critères que vous aurez déterminés. Zeendoc analyse et reconnait les données communes des documents afin de créer un dossier qui regroupe l’ensemble des informations relatives à une facture (devis, commande, bon de livraison) afin d’en faciliter la vérification et la validation en quelques clics.

Circuit de validation

Vous pouvez commenter, mettre en place un processus de circulation ou de validation des documents fournisseurs par les personnes concernées, créer des alertes de relance ou de paiement. Vous gardez le contrôle sur vos documents en gérant les droits d’accès et le rôle de vos collaborateurs (consultation, téléchargement, validation, suppression, etc.).

Diffusez en quelques clics à vos collaborateurs et partenaires

vous pouvez envoyer un document ou un lot de de documents par email. Vous pouvez également mettre un ou plusieurs documents au sein d’un espace sécurisé, ce qui est particulièrement utile lorsque le poids des documents est trop important et lorsque vous voulez suivre que le destinataire accède bien aux documents.

Ils ont utilisé cet outil

Arcas Paris est un bureau d’architecture et d’urbanisme, situé à Knokke-Heist, Paris et Gdansk. Avec plus de 25 ans d’expérience dans l’architecture et l’urbanisme et avec plus de 1000 projets réalisés, ARCAS PARIS s’est forgé une réputation internationale dans les projets immobiliers résidentiels et hôteliers.
Matthieu GENTET nous accompagne dans le suivi financier de notre activité depuis plus de 7 ans. Toujours à l’écoute, rigoureux dans ses missions il nous a aidé à mettre en place un suivi analytique de nos projets nous donnant une vue détaillée de chaque phase de nos projets et nous a permis ainsi un meilleur pilotage.
Au quotidien les équipes d’Ingenio Experts réalisent un suivi réactif et efficace de notre comptabilité et du social.
Proche de ses clients, associant le conseil, la disponibilité et la compétence, Ingenio Experts est un véritable partenaire. 

Willian PESSON , ARCAS PARIS

Le Domaine du Château du Val de Mercy travaille avec Christophe GALIEZ et Matthieu GENTET depuis de nombreuses années. Nous avons un excellent rapport de proximité avec les équipes d’Ingenio Experts.

Le Domaine compte plusieurs entités qu’Ingenio Experts m’a aidé à structurer pour optimiser sa gestion. Ingenio Expert gère pour moi ces entités en toute confiance (comptabilité, social, gestion, fiscalité, juridique et assistance back office).

Au-delà de la relation de confiance que nous avons établie au fil des années, Ingenio Experts m’aide de manière efficace et stratégique dans le développement de mon activité en m’apportant des conseils avisés, pertinents et toujours justes sur la faisabilité de mes projets.

 Pour faciliter la communication et fluidifier les échanges des outils collaboratifs ont été mis en place (Wimi et Zeendoc) : où que je sois, quels que soient le jour ou l’heure les documents sont disponibles ce qui est très utile lorsque l’on travaille sur plusieurs sites et plus particulièrement à l’international.

 Compétence, proximité, confiance, sont les trois mots qui qualifient la qualité de l’accompagnement des équipes d’Ingenio Experts.

Rudolf MERONI , Domaine du Château du Val de Mercy
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